УСТРОЙСТВЕН ПРАВИЛНИК НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ "АРХИВИ"

В сила от 19.10.2007 г. Приет с ПМС № 246 от 10.10.2007 г. Обн. ДВ. бр.84 от 19 Октмври 2007г.

Глава първа.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1. С правилника се уреждат функциите, структурата, числеността на персонала и организацията на работата на Държавна агенция "Архиви", наричана по-нататък "агенцията", и на нейните административни звена.

Чл. 2. Агенцията провежда държавната политика в областта на подбора, комплектуването, регистрирането, обработването, опазването, съхраняването и използването на документите от Националния архивен фонд, развитието и усъвършенстването на архивното дело.

Чл. 3. (1) Агенцията е юридическо лице на пряко подчинение на Министерския съвет, на бюджетна издръжка със седалище София.

(2) Агенцията е администрация, която подпомага председателя при осъществяване на правомощията му, осигурява технически дейността му и извършва дейности по административното обслужване на физически и юридически лица.

Чл. 4. (1) Председателят на агенцията е второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към Министерския съвет.

(2) Дейността на агенцията се финансира чрез:

1. държавни такси за приемане на заявления по образец, заверки на архивни документи и издаване на удостоверения; размерите на държавните такси се определят с тарифа, одобрена от Министерския съвет;

2. други услуги, произтичащи от дейността на Държавна агенция "Архиви", по цени, определени с акт на Министерския съвет;

3. печатни издания на агенцията;

4. постъпления за ползване на недвижимо имущество - държавна собственост, включително на почивни бази;

5. такси и разноски по Гражданския процесуален кодекс;

6. целеви средства по европейски, международни и други проекти и програми (индивидуални и съвместни);

7. дарения от физически и юридически лица;

8. наложени глоби и имуществени санкции по Закона за Националния архивен фонд;

9. други източници и дейности, разрешени от закона.

Глава втора.ПРЕДСЕДАТЕЛ НА АГЕНЦИЯТА

Раздел I.Правомощия на председателя

Чл. 5. (1) Агенцията се ръководи и представлява от председател, който се определя с решение на Министерския съвет и се назначава от министър-председателя.

(2) Председателят е едноличен орган на изпълнителната власт със специална компетентност съгласно Закона за Националния архивен фонд, който ръководи, координира и контролира осъществяването на държавната политика в областта на архивното дело в Република България.

Чл. 6. (1) Председателят се подпомага от двама заместник-председатели, назначавани от министър-председателя.

(2) Председателят делегира със заповед правомощия на заместник-председателите и определя техните функции.

(3) Правомощията на председателя в негово отсъствие от страната или когато ползва законоустановен отпуск, се изпълняват от определен от председателя заместник-председател.

Чл. 7. (1) За координация при осъществяването на държавната политика за развитие и усъвършенстване на архивното дело и мерките за опазване на Националния архивен фонд председателят се подпомага от Национален архивен съвет.

(2) Съставът и редът за работа на Националния архивен съвет се определят от Министерския съвет.

Чл. 8. (1) При решаването на принципни въпроси от теорията и практиката на архивното дело председателят се подпомага от специализирани помощни органи:

1. Централна експертно-проверочна комисия;

2. Централна експертна оценителна комисия.

(2) За решаване на конкретни проблеми от теорията и практиката на архивното дело председателят може да създава комисии и работни експертни групи.

Чл. 9. Председателят:

1. ръководи, координира и контролира цялостната дейност на агенцията;

2. определя, ръководи, контролира и отчита в стратегически и оперативен план изпълнението на целите на агенцията на основата на програмата на правителството, законовите и подзаконовите нормативни актове, решенията и препоръките на Европейския съюз;

3. осигурява функционирането на система за ефективно планиране, управление, контрол и отчитане дейността на агенцията;

4. планира публичните средства на основата на обвързаност между процесите на целеполагане и планиране на ресурсите за изпълнение на стратегическите цели и задачи, свързани с достигане на европейските стандарти в организацията на архивните дейности;

5. управлява и разпределя средствата от бюджета и контролира целевото им разходване;

6. прави предложения за броя на общата численост и средната брутна работна заплата в агенцията;

7. извършва периодична оценка на структурата на агенцията и при необходимост я адаптира към стратегическите цели и задачи в рамките на утвърдената численост;

8. утвърждава структурата на дирекциите, извършва целесъобразни структурни промени в рамките на утвърдената численост на персонала в дирекциите и утвърждава длъжностното разписание и работните заплати;

9. утвърждава актове за регламентиране на вътрешния трудов ред, функционалните характеристики на административните звена и други актове, свързани с организацията, управлението и контрола в агенцията;

10. осъществява правомощията си на орган по назначаването по Закона за държавния служител и на работодател по Кодекса на труда;

11. контролира системата за управление, развитие, оценка и стимулиране на човешките ресурси и повишаване нивото на компетентност и професионализъм;

12. сключва договори с физически и юридически лица;

13. определя състава и задачите на Централната експертно-проверочна комисия, на Централната експертна оценителна комисия, на Издателския съвет и на други специализирани помощни органи и утвърждава правилници за тяхната дейност;

14. утвърждава съставите на дирекционните съвети, експертно-проверочните и експертните оценителни комисии на централните и териториалните държавни архиви;

15. издава индивидуални административни актове в рамките на своята компетентност;

16. издава наказателни постановления по Закона за Националния архивен фонд;

17. издава методически указания и инструкции и организира внедряването на стандарти в областта на архивното дело;

18. представя в Министерския съвет ежегоден доклад за дейността на агенцията;

19. ръководи предоставянето на информация на средствата за масово осведомяване и на правителствената информационна служба за работата на агенцията и популяризирането на Националния архивен фонд;

20. утвърждава и контролира изпълнението на вътрешни процедури, включващи системи от превантивни мерки за предотвратяване на корупционни практики в администрацията;

21. представлява агенцията в страната и в чужбина съгласно предоставените му правомощия; сключва международни договори с чуждестранни партньори и осъществява международното сътрудничество в областта на архивното дело;

22. осъществява и други функции, предоставени му със закон или с акт на Министерския съвет.

Раздел II.Политически кабинет

Чл. 10. (1) Председателят създава на свое пряко подчинение политически кабинет, който го подпомага при формулирането и разработването на конкретни решения, при определянето и провеждането на правителствената политика в областта на архивното дело, както и при представянето на тази политика пред обществото.

(2) Политическият кабинет на председателя на агенцията включва заместник-председателите и експерт, отговарящ за връзките с обществеността.

Чл. 11. Политическият кабинет:

1. подпомага председателя при изготвянето на решения, осигуряващи провеждането на правителствената политика в областта на архивното дело;

2. предлага на председателя стратегически приоритети, цели и решения, свързани с неговата компетентност, и контролира изпълнението им;

3. организира връзките на председателя с другите държавни органи, организации и с обществеността.

Глава трета.СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ НА АГЕНЦИЯТА

Раздел I.Общи положения

Чл. 12. (1) Структурата на агенцията включва инспекторат, служител по сигурността на информацията, обща администрация, организирана в две дирекции, и специализирана администрация, организирана в една главна дирекция с 27 териториални държавни архиви и 3 дирекции.

(2) Общата численост на персонала в административните звена на агенцията е 513 щатни бройки.

(3) Числеността на отделните административни звена е посочена в приложението.

Чл. 13. Агенцията подпомага и осигурява председателя при подготовката, организацията, изпълнението и контрола на решенията и актовете, свързани с осъществяването на неговите правомощия.

Раздел II.Главен секретар

Чл. 14. (1) Главният секретар осъществява административното ръководство на агенцията, като координира и контролира административните звена за точното спазване на нормативните актове и на законните разпореждания на председателя.

(2) Главният секретар:

1. осигурява организацията на администрацията и взаимодействието между административните звена;

2. създава условия за ефективна работа на административните звена;

3. отговаря за планирането и отчетността при изпълнението на ежегодните цели на администрацията;

4. изготвя предложения за структурата на отделните звена и длъжностното разписание и утвърждава длъжностните характеристики;

5. ръководи и контролира дейността по управление на човешките ресурси;

6. координира управлението на собствеността на агенцията;

7. ръководи и контролира административно-стопанското и информационното обслужване и отговаря за административното обслужване на гражданите;

8. изготвя ежегодно доклад за дейността на администрацията на агенцията;

9. предлага на председателя за утвърждаване вътрешни процедури, включващи системи от превантивни мерки за предотвратяване на корупционни практики в администрацията, и осъществява контрол;

10. организира работата с предложенията и сигналите в съответствие с разпоредбите на глава осма от Административнопроцесуалния кодекс.

(3) Председателят възлага и други пълномощия на главния секретар в рамките на неговите функции и професионална компетентност.

(4) При отсъствие на главния секретар от страната или когато ползва законоустановен отпуск, неговите функции за всеки конкретен случай се изпълняват от директор на дирекция, определен със заповед на председателя.

Раздел III.Инспекторат

Чл. 15. (1) Инспекторатът е на пряко подчинение на председателя.

(2) Инспекторатът реализира контролните функции на председателя, като осъществява административен контрол върху дейността на агенцията.

(3) Инспекторатът:

1. анализира ефективността на дейността на звената в специализираната администрация;

2. извършва проверки въз основа на писмена заповед на председателя за:

а) спазване на Закона за Националния архивен фонд, на методическите изисквания и на вътрешните правила и работни процедури;

б) изпълнение на стратегическите цели и оперативните планове и задачи;

в) постъпили сигнали, молби, жалби и възражения срещу незаконни или неправилни действия или бездействия на служители на агенцията;

3. докладва на председателя за резултатите от извършените проверки с предложения за отстраняване на пропуски, допуснати нарушения или на предпоставки за такива в работата на администрацията;

4. контролира спазването на указания, препоръки и предписания, дадени от компетентни органи при извършени проверки;

5. разглежда сигнали за конфликт на интереси и други нарушения на служебните задължения и дава писмени предложения и становища за отстраняването им;

6. осъществява дейности по превенция и борба с корупцията и избягване конфликт на интереси;

7. осъществява и други контролни функции, произтичащи от нормативни актове или възложени със заповед на председателя.

(4) Инспекторатът има право:

1. да извършва проверки на място и да изисква всички необходими документи и информация;

2. да привлича при необходимост експерти от администрацията по конкретни проверки;

3. да предлага образуване на дисциплинарно производство при констатирани нарушения на служебните задължения, както и на Кодекса за поведение на служителите в държавната администрация, приет с Постановление № 126 на Министерския съвет от 2004 г. (ДВ, бр. 53 от 2004 г.).

(5) Инспекторатът съдейства на специализираните държавни контролни органи при осъществяване на контрол върху дейността на администрацията.

Раздел IV.Служител по сигурността на информацията

Чл. 16. (1) Служителят по сигурността на информацията е на пряко подчинение на председателя.

(2) Служителят по сигурността на информацията:

1. изпълнява функции и задачи, възложени му със Закона за защита на класифицираната информация и с нормативните актове по прилагането му;

2. организира и отговаря за дейността по отбранително-мобилизационната подготовка и взаимодействието с националните служби по мобилизационните дейности и гражданската защита;

3. възлага и контролира изпълнението на задачите по подготовката за работа във военно време и в условия на кризи;

4. контролира дейността по противопожарната и аварийната безопасност;

5. контролира пропускателния режим и охраната в агенцията;

6. изпълнява и други задачи, произтичащи от нормативни актове, регламентиращи защита на класифицирана информация.

Раздел V.Обща администрация

Чл. 17. (1) Общата администрация осигурява финансово и технически дейността на председателя, заместник-председателите и специализираната администрация и административното обслужване на юридически и физически лица.

(2) Общата администрация е организирана в две дирекции:

1. дирекция "Административно-правно, стопанско и информационно обслужване и връзки с обществеността";

2. дирекция "Финансово-счетоводна дейност, управление на собствеността и човешките ресурси".

Чл. 18. Дирекция "Административно-правно, стопанско и информационно обслужване и връзки с обществеността":

1. във връзка с правното обслужване:

а) подпомага председателя и административните звена при осъществяване на правно-нормативната дейност;

б) участва в разработването и изготвянето на становища по проекти на нормативни актове, свързани с дейността на агенцията и с архивното дело;

в) следи промените в законодателството, отнасящи се до дейността на агенцията, и предоставя информация на председателя;

г) изготвя проекти на договори, актове и наказателни постановления, дава становища по законосъобразността на проекти на договори, заповеди и други актове и документи, свързани с дейността на агенцията;

д) осъществява процесуално представителство пред съдилищата по съдебни дела, по които агенцията е страна, и при обжалване на актове на председателя, издадени в кръга на неговата компетентност;

е) участва в процедури за назначаване на служители в агенцията и следи за законосъобразността на актовете, свързани с възникване, изменяне и прекратяване на служебни и трудови правоотношения;

ж) участва в производства за реализиране на административнонаказателна отговорност спрямо контролираните лица;

2. във връзка с административно-информационното обслужване:

а) организира, осъществява и координира всички дейности по подготовката и възлагането на обществени поръчки със съдействието на дирекция "Финансово-счетоводна дейност, управление на собствеността и човешките ресурси";

б) организира и осъществява деловодната дейност, както и приемането, съхраняването и изпращането на електронните документи, подписани с универсален електронен подпис (УЕП);

в) организира съхраняването и използването на учрежденския архив, включително техническото, програмното осигуряване и поддръжката на приетите и изпратените електронни документи, подписани с УЕП;

г) обслужва административно физически и юридически лица;

д) организира цялостната работа по предложенията и сигналите, както и приемането на граждани и представители на организации и изслушване на техните предложения и сигнали съгласно Административнопроцесуалния кодекс;

е) организира поддържането на функциониращите в агенцията информационни системи и осигурява интегрирането им с информационната система на държавната администрация, както и на вътрешен и външен обмен на информация по електронен път;

ж) осигурява работата на компютърната мрежа и защитата на информацията от непозволен достъп;

з) организира и осъществява програмното и техническото осигуряване на компютърната техника, комуникационното оборудване и телефонната техника, както и въвеждането на нови информационни и комуникационни технологии;

и) организира изграждането и поддържането на вътрешна система за комуникация и обмен на информация, включително компютърна, съобразно структурата по хоризонтала и вертикала и функциите на звената в нея;

к) изготвя програми и съдейства за организиране обучението на служителите за работа с компютърни програми и ползването на компютърните комуникации в областта на архивното дело;

3. във връзка със строителната, ремонтната и снабдителната дейност:

а) планира, организира и контролира извършването на капитално строителство, текущ и основен ремонт на дълготрайни материални активи;

б) оказва съдействие за стопанисване на имуществото и сградния фонд на агенцията;

в) организира и осъществява цялостното материално-техническо снабдяване с техника, консумативи и инвентар;

г) извършва транспортното обслужване, поддръжката и ремонта на транспортните средства;

д) организира и отговаря за поддръжката и ремонта на електрическата, водопроводната и отоплителната мрежа;

е) организира дейността по противопожарната и аварийната безопасност съгласно предписанията и пропускателния режим и охраната в агенцията;

ж) организира почистването и отговаря за санитарно-хигиенните условия в помещенията на агенцията;

з) организира и отчита дейностите по стопанисване и използване на легловата база;

4. по дейността на връзките с обществеността и протокола:

а) осигурява прозрачност и публичност на дейността на агенцията;

б) изготвя и предлага медийната политика и представяне дейността на агенцията и изявите на председателя;

в) организира и осъществява връзките с обществеността, със средствата за масово осведомяване и организира пресконференции, срещи и интервюта с представителите на медиите;

г) обобщава информацията от дирекциите за интернет страницата на агенцията и участва в определянето на нейното съдържание;

д) проучва и анализира публикациите в средствата за масово осведомяване и общественото мнение за дейността на агенцията;

е) организира архив на медийните изяви на председателя и администрацията;

ж) урежда протоколни и делови срещи на председателя;

з) организира посещенията на председателя и служителите от администрацията в страната и в чужбина;

и) подготвя необходимите документи за задграничните командировки на служителите на агенцията;

к) поддържа протоколната кореспонденция на председателя.

Чл. 19. Дирекция "Финансово-счетоводна дейност, управление на собствеността и човешките ресурси":

1. във връзка с финансово-счетоводната дейност и управлението на собствеността:

а) разработва и прилага система от правила и процедури за финансово управление, отчитане и контрол в агенцията;

б) отговаря за организацията, законосъобразността и правилното осъществяване на финансово-счетоводната дейност в агенцията в съответствие със Закона за счетоводството, счетоводните стандарти, Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор, данъчното и осигурителното законодателство;

в) съдейства на председателя за съставянето и разпределянето на бюджета на агенцията и за контрола по изпълнението му;

г) съставя финансовите отчети за изпълнението на бюджета и ги представя пред съответните органи;

д) отговаря за спазването на финансовата и бюджетната дисциплина;

е) докладва на съответния заместник-председател относно правилното разходване на средствата, получени по международни и национални проекти, както и от дарения;

ж) анализира и подпомага председателя при определяне и контролиране на лимитите за разходи на централните и териториалните държавни архиви от бюджетните кредити на агенцията на основата на система от критерии и показатели за финансиране;

з) създава и поддържа главен регистър и спомагателни регистри въз основа на актовете за държавна собственост на предоставените недвижими имоти;

и) организира законосъобразното и срочното разчитане на дължимите данъци, социалноосигурителни вноски, такси и други държавни вземания, приходи и на вземания и задължения към други юридически и физически лица;

к) упражнява контрол върху опазване на движимото и недвижимото имущество чрез организиране и извършване на инвентаризации в агенцията съгласно Закона за счетоводството;

л) оказва методическа помощ на териториалните държавни архиви и следи за правилното прилагане на нормативните и вътрешните актове във връзка с финансово-счетоводната дейност;

м) отговаря за използването и опазването на финансово-счетоводната информация, организацията на счетоводния архив и въвеждането на контролиран достъп до тях;

н) организира и осъществява ефективното използване и управление на имуществото, предоставено на агенцията, подпомага дейността по стопанисването му;

2. във връзка с прилагането на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор отговаря за осъществяване на функцията по предварителен контрол за законосъобразност в агенцията чрез:

а) проверка на всички документи относно решения или действия, свързани с разпореждане с активи и средства, включително поемането на задължения и извършване на разход;

б) проверка за спазване на съответните процедури и други нормативни изисквания, свързани с поемане на задължения при възлагане на обществените поръчки, отдаване под наем и други;

в) проверка за съответствие на разхода или задължението с бюджетни кредити по съответните параграфи, както и за наличието на средства по него;

г) проверка на компетентността на лицето, поемащо задължението, включително при делегиране на правомощия;

3. във връзка с управлението на човешките ресурси:

а) в съответствие с управленската стратегия на агенцията разработва и реализира подходяща стратегия по управление на човешките ресурси;

б) организира и технически обезпечава обучението и повишаването на квалификацията на служителите и съдейства за реализиране на програмите за квалификация на специализираната администрация;

в) организира и технически обезпечава набирането и подбора на персонала и провеждането на конкурси за постъпване на държавна служба в агенцията;

г) организира и участва в процеса на назначаването, конкурентния подбор, преназначаването и освобождаването от длъжност на служителите и изготвя актовете в съответствие със законовите разпоредби;

д) осъществява нормативно-методическо обслужване по отношение на служебните и трудовите правоотношения;

е) изготвя, оформя и съхранява служебните и трудовите досиета на служителите в агенцията;

ж) изготвя и актуализира длъжностното разписание и поименните разписания на длъжностите;

з) подпомага процеса на разработване, актуализиране и утвърждаване на длъжностните характеристики;

и) организира въвеждането и поддържа прилагането на системи за атестиране, заплащане и израстване в кариерата на служителите в агенцията;

к) извършва проучвания сред служителите от агенцията за подобряване на организационната култура и условията на труд;

л) съдейства при извършване на вписванията в Административния регистър.

Раздел VI.Специализирана администрация

Чл. 20. (1) Специализираната администрация подпомага председателя при осъществяване на правомощията и отговорностите му по Закона за Националния архивен фонд.

(2) Специализираната администрация е организирана във:

1. Главна дирекция "Управление на архивните дейности" с 26 териториални държавни архиви и дирекция "Софийски държавен архив";

2. дирекция "Популяризаторска, издателска и международна дейност";

3. дирекция "Централен държавен архив";

4. дирекция "Държавен военноисторически архив".

Чл. 21. (1) Главна дирекция "Управление на архивните дейности":

1. разработва проекти на нормативни актове по архивно дело;

2. организира разработването на стандарти, методически указания и инструкции по архивните дейности;

3. дава становища по проекти на нормативни и административни актове на държавни органи, актове на обществени организации и други юридически лица в частта им относно организацията и съхранението на документи;

4. отговаря за своевременното прилагане на промените в законодателството, отнасящи се до архивното дело;

5. разработва и предлага политики, стратегически цели и приоритети по архивната дейност;

6. анализира и контролира изготвянето и изпълнението на стратегическите годишни планове;

7. актуализира стратегическите и годишните планове в съответствие с решенията на Европейската комисия, Групата на европейските архивисти към нея и на Европейското бюро към Международния съвет на архивите;

8. организира и подпомага разработването на проекти за финансиране от европейски фондове, международни и национални програми;

9. изготвя методики, правила, работни процедури и други вътрешни актове, свързани с изпълнението, отчитането и оценката на архивните дейности;

10. осъществява методическо ръководство по подбора, комплектуването, регистрирането, отчитането, обработването, съхранението, опазването, използването на документите на Националния архивен фонд и създаването на научно-справочен апарат;

11. организира и координира научноизследователската дейност по документалистика, архивистика и други науки, свързани с архивната дейност;

12. разработва и предлага реда за подбора и критериите за експертизата на ценността на документите, в т.ч. на електронните;

13. изготвя становища за промяна на сроковете за съхраняване;

14. организира разработването на типови и примерни номенклатури и списъци на документите със срокове за съхранение;

15. обслужва дейността на Централната експертно-проверочна комисия и на Централната експертна оценителна комисия;

16. води и поддържа Регистър на Националния архивен фонд, Централна фондова картотека, както и води на отчет особено ценните и уникалните документи и документите в риск;

17. определя и координира реда за използване на архивните документи, техните копия и създадените за тях научно-справочен апарат и автоматизирани бази данни;

18. координира издирването на документи във връзка с постъпили по кореспондентски път в агенцията запитвания и молби;

19. води на отчет използването на документи и обмена на копия от архивни документи между агенцията и чуждестранни институции;

20. осигурява проекти за автоматизирани информационни системи и автоматизирани архивни технологии;

21. участва в рецензирането и подготовката на търгове и договори за изпълнение на информационно-технологични проекти;

22. осъществява управлението на автоматизирани информационни системи и бази данни с архивна информация;

23. ръководи методически, анализира и отчита дигитализацията на архивни документи;

24. извършва микрофилмирането, реставрацията и консервацията на архивни документи;

25. анализира и изготвя стратегии и политики за развитие на човешките ресурси и планира повишаването на квалификацията на кадрите в специализираната администрация;

26. организира съвместно с дирекцията по чл. 17, ал. 2, т. 2 провеждането на курсове, семинари и други форми на обучение за работа с архивни документи на лица със средно образование.

(2) Главната дирекция има териториални държавни архиви в административните центрове на областите и дирекция "Софийски държавен архив" в София.

(3) Териториалните държавни архиви осъществяват издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документите на съответната областна администрация и на общините в областта, на териториалните структури на държавните органи и на други държавни и общински институции и обществени организации на територията на съответните области и общини, на органи, организации и значими личности от местно значение.

(4) Дирекция "Софийски държавен архив" осъществява издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документите на Столичната община и на общините в Софийска област, на териториалните структури на държавните органи и на други държавни и общински институции и обществени организации в град София и Софийска област, на органи и организации с местно значение, както и на значими личности за историята на град София и Софийска област.

Чл. 22. Дирекция "Популяризаторска, издателска и международна дейност":

1. организира и координира изпълнението на стратегическите цели и оперативните планове на агенцията по популяризаторската и издателската дейност;

2. анализира потребителския интерес към изданията на агенцията, организираните изложби и други форми на популяризация на Националния архивен фонд;

3. разработва краткосрочни и дългосрочни програми за издателската политика с финансова обосновка на разходите и ги предлага на председателя за утвърждаване;

4. координира и участва в реализирането на програмата за издателската политика;

5. организира и координира издаването на печатните издания на агенцията "Архивен преглед", "Известия на държавните архиви", "Архивни справочници", "Архивите говорят" и други издания;

6. осигурява редактирането на изданията, на материалите за интернет страницата на агенцията и осъществява предпечатна подготовка;

7. организира и осъществява разпространението на изданията в България и в чужбина, включително книгообмена със сродни институции с оглед попълване на библиотечния фонд на агенцията;

8. планира и координира изложбената дейност на агенцията;

9. организира дейността на специализираната библиотека на агенцията;

10. подготвя проекти на договори, свързани с издателската и популяризаторската дейност;

11. организира и координира международната дейност на агенцията;

12. разработва и съгласува договорите за международно сътрудничество и координира и контролира изпълнението им;

13. участва в разработването на политики, стратегически цели и приоритети в архивната дейност с оглед синхронизиране с политиката на Европейския съюз по архивно дело;

14. събира и систематизира информацията по изпълнението на дейностите в областта на европейската интеграция;

15. съдейства за разработването и изпълнението на програми и проекти, финансирани от международни фондове и по линия на двустранното и многостранното сътрудничество;

16. организира и координира участието на агенцията в Международния съвет на архивите, Европейското бюро, Групата на европейските архивисти към Европейската комисия и други;

17. осъществява връзки на агенцията по проекти и програми на Българския изследователски институт - Виена, относно:

а) организиране съвместно с австрийски и други научни институти на конференции и семинари в областта на историята и културата на България и Балканите и на цикъл лекции "Лекториум Булгарикум";

б) организиране издаването и разпространението на изданията на института "Мисцеланеа Булгарика" и "Миттайлунген";

в) оказване съдействие на български специалисти в изследователската им работа в австрийските архиви и библиотеки;

г) оказване на съдействие при организиране на изложби за историята и културата на България;

д) поддържане и предоставяне за ползване библиотеката на института и оказване съдействие на австрийски и други изследователи.

Чл. 23. Дирекция "Централен държавен архив" осъществява издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документи на централните структури на държавните органи и на други държавни институции и обществени организации, както и на документалното наследство на значими личности от национално значение след 1878 г. и документи за историята на България, съхранявани в чуждестранни архиви и други институции.

Чл. 24. Дирекция "Държавен военноисторически архив" осъществява издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документи на Министерството на отбраната, Българската армия и на структурите на подчинение на министъра на отбраната, както и документалното наследство на значими личности, свързани с тях.

Чл. 25. Централните и териториалните държавни архиви при спазване изискванията на методиката:

1. определят източниците за комплектуване в рамките на своята компетентност;

2. осъществяват подбор, комплектуване и обработване на документи;

3. осъществяват научно-методическо ръководство и контрол на организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и опазването на документите в деловодните служби;

4. следят промените в законодателството, отнасящи се до тяхната дейност, и отговарят за своевременното им прилагане;

5. оказват експертна помощ при изработването на номенклатури на делата и ведомствени списъци със срокове за съхранение в държавните и общинските институции;

6. организират курсове и семинари за обучение на завеждащ учрежденските архиви на държавните и общинските институции и презентации за ръководителите на всички нива в публичната администрация относно работата с документите;

7. регистрират и водят на отчет документите и предоставят данни за Централната фондова картотека, за Регистъра на Националния архивен фонд, за особено ценните и уникални документи и документите в риск;

8. създават научно-справочен апарат към съхраняваните документи и поддържат съответната част от автоматизираната Информационна система на архивите;

9. осигуряват достъп и предоставят за използване документите и научно-справочния апарат към тях;

10. популяризират документите чрез подготовка на документални сборници и публикации, изложби, медийни прояви, информация за интернет страницата на агенцията и др.;

11. осигуряват опазване и съхранение на документите;

12. определят документите за изграждане на Застрахователен фонд, за реставрация, консервация и дигитализация;

13. участват в научноизследователски разработки, в подготовката на методически указания, инструкции и други актове, свързани с архивната дейност;

14. осигуряват условия за провеждане на стажове и практически занимания при обучението по архивистика.

Глава четвърта.ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА В АГЕНЦИЯТА

Чл. 26. Организацията на работата на администрацията се осъществява по реда на устройствения правилник, както и на вътрешни правила, инструкции и заповеди на председателя.

Чл. 27. Структурата на административните звена се утвърждава от председателя по предложение на главния секретар.

Чл. 28. (1) В изпълнение на функциите и поставените конкретни задачи административните звена в агенцията изготвят становища, отчети, доклади, докладни записки, анализи, програми, концепции, позиции, информации, паметни бележки, проекти на решения по конкретни въпроси, вътрешни актове, проекти на нормативни актове и други документи.

(2) Административните звена в агенцията пряко си взаимодействат по въпроси от смесена компетентност, като водещото звено обобщава окончателното становище.

Чл. 29. Служителите, заемащи ръководни длъжности:

1. възлагат задачи на служителите в ръководеното от тях административно звено, контролират и отговарят за срочното и качественото им изпълнение;

2. осигуряват взаимодействието с другите административни звена в съответствие с установените организационни връзки и разпределението на дейностите между тях;

3. периодично отчитат дейността на административното звено и предлагат конкретни мерки за подобряването й;

4. предлагат назначаване, повишаване, преместване, стимулиране, дисциплинарни наказания и освобождаване на служителите.

Чл. 30. Административното обслужване и работата с искания, жалби, сигнали и предложения, постъпили в агенцията от граждани и организации, се осъществява при спазване на принципите и нормите, установени в Закона за администрацията, Административнопроцесуалния кодекс, Наредбата за общите правила за организацията на административното обслужване, приета с Постановление № 246 на Министерския съвет от 2006 г. (ДВ, бр. 78 от 2006 г.), и Хартата на клиента.

Чл. 31. Документооборотът в агенцията се регламентира с инструкция за информационно-деловодната дейност и работа с документите, утвърдена от председателя.

Чл. 32. Достъпът в сградата на агенцията се разрешава след издаване на пропуск от охраната и след представяне на документ за самоличност.

Чл. 33. (1) Работното време на служителите в агенцията е 8 часа дневно или 40 часа седмично при 5-дневна работна седмица.

(2) Работното време на агенцията е от 8,30 до 17,30 ч. с обедна почивка от 12,30 до 13,30 ч.

(3) Приемното време на административните звена, които работят с външни лица, е в рамките на работното време, а за специфични случаи се определя със заповед на председателя.

(4) Приемното време на председателя за изслушване на граждани и представители на организации относно предложения и сигнали се оповестява на общодостъпно място в агенцията.

Чл. 34. (1) За образцово изпълнение на задълженията си служителите в агенцията могат да бъдат награждавани с отличия и награди.

(2) Награждаването на служителите се извършва със заповед на председателя въз основа на мотивиран доклад на съответния ръководител на административното звено.

(3) Наградите са парични и предметни. Стойността на паричната или предметната награда не може да надвишава размера на основната заплата на награждавания служител.

(4) Средствата за награди се изплащат от бюджета на агенцията.

Чл. 35. Председателят утвърждава образец на почетен знак на агенцията и правила за неговото връчване.

Чл. 36. (1) Редът за образуване и разпределяне на средствата за работна заплата се определя с вътрешни правила за работната заплата, утвърдени от председателя на агенцията.

(2) Условията и редът за определяне на индивидуалния размер на допълнителното материално стимулиране по чл. 29 от Закона за Националния архивен фонд се определят с вътрешни правила, утвърдени от председателя на агенцията.

Чл. 37. Председателят и служителите на агенцията са длъжни да не разгласяват обстоятелства и факти, станали им известни при или по повод изпълнение на служебните им задължения, с изключение на случаите, когато това е предвидено със закон.

Чл. 38. Служителите в агенцията удостоверяват самоличността и длъжността си със служебна карта.

Заключителни разпоредби

Параграф единствен. Правилникът се приема на основание чл. 14 от Закона за Националния архивен фонд.

Приложение към чл. 12, ал. 3

Обща численост на административните звена в Държавна агенция "Архиви" - 513 щатни бройки

Председател 1

Политически кабинет 3

в т.ч.:

заместник-председатели 2

експерт за връзки с обществеността 1

Главен секретар 1

Служител по сигурността на информацията 1

Инспекторат 3

Обща администрация 80

в т.ч.:

дирекция "Административно-правно,стопанско и информационно обслужване и връзки с обществеността" 42

дирекция "Финансово-счетоводна дейност,управление на собствеността и човешки ресурси" 38

Специализирана администрация 424

в т.ч.:

Главна дирекция "Управление на архивните дейности", 287

от които за териториалните дирекции"Държавен архив" и дирекция "Софийски държавен архив" 262

дирекция "Популяризаторска, издателска и международна дейност" 10

дирекция "Централен държавен архив" 89

дирекция "Държавен военноисторически архив" 38